La evolución de los sistemas informáticos ha supuesto cambios continuos en la comunicación entre la ciudadanía, empresas y administración.

Estas modificaciones también han llegado al sistema de gestión de la incapacidad temporal, con novedades legislativas en la tramitación de estos procesos.

A partir del 1 de abril de 2023 han entrado en vigor cambios en las obligaciones, reguladas por las siguientes normas:

• El Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, que modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, en el que se regulan aspectos de la gestión de los procesos por incapacidad temporal en los primeros 365 días de su duración.
• La Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, que modifica la Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio, desarrollando el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, que regula la gestión de los procesos por incapacidad temporal en los primeros 365 días de su duración.

Novedades de la nueva normativa

Destacamos como principales novedades:

1. Se elimina la segunda copia del parte médico de incapacidad temporal para la empresa. Con ello se elimina la obligatoriedad de la persona trabajadora presentar los partes médicos de incapacidad temporal a la empresa.
2. El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) será el que, por vía telemática, comunicará a las empresas los datos de los partes médicos de baja, confirmación y alta.
3. Las empresas sólo deberán remitir al INSS los datos económicos imprescindibles en los partes de baja. Se elimina la obligación de las empresas de comunicar esta información en los partes de confirmación y de alta.

Así, en el nuevo parte RED (Remisión Electrónica de Datos) se añaden dos nuevos campos a informar: los relacionados con el puesto de trabajo y la descripción de funciones de la persona trabajadora. Estos registros son importantes en el control médico por lo que refiere a los procesos de incapacidad temporal de los trabajador@s que tienen que realizar el INSS y las Mutuas, ya que podrán ajustar la duración de los procesos y la reincorporación al trabajo, en función de las tareas realizadas. Se recomienda rellenar el campo teléfono de la persona trabajadora para realizar el correspondiente control de la incapacidad temporal por parte de la Mutua colaboradora con la seguridad social.

¿Cómo se debe tramitar el parte médico?

Antes de la reforma, el facultativo médico expedía los comunicados médicos de baja, confirmación y alta para entregar a la persona trabajadora dos copias, una para la empresa y otra para la propia persona trabajadora, que disponía de 3 días para presentarlos a la empresa. En el caso de alta, debía realizarlo dentro de las 24 horas siguientes.

Por su parte, los servicios públicos de salud y las Mutuas, debían remitir dentro del primer día hábil siguiente a la expedición los comunicados al INSS por vía telemática. Las empresas, por su parte, después de la comunicación del trabajador/a, debían comunicarlo al INSS a través del Sistema RED.

A partir del 1 de abril del 2023, el procedimiento se establece de la siguiente forma:

1. El Servicio Público de Salud o la Mutua Colaboradora deberan enviar los datos de los partes médicos de baja, confirmación o alta al INSS por vía telemática, y siempre dentro del primer día hábil siguiente al de expedición.
2. El INSS también por vía telemática, comunicará a las compañías los datos de los partes médicos de baja, confirmación y alta. Será a través de los Ficheros INSS Empresas  – FIE y FIER, que se envían a través de los programas SILTRA o EDITRAN, y que permiten a las empresas conocer a diario la situación de sus trabajador@s en relación a las prestaciones de la Seguridad Social que pudieran generar.
3. Las Empresas están obligadas a transmitir al INSS a través del Sistema RED de manera inmediata, y como máximo, en el plazo de tres días hábiles contados desde que se recibe la comunicación de baja médica, los datos necesarios para gestionar la incapacidad temporal. Se debe tener en cuenta:
   • El contenido de estos datos viene determinado en la Orden ISM/2/2023 de 11 de enero, y son.
     • Se modifican los modelos de los partes médicos de baja/alta y de confirmación de la incapacidad temporal, incluyéndos los nuevos modelos como Anexos I y II en la Orden ISM/2/2023.
     • Las empresas solo deben enviar al INSS los datos económicos (bases de cotización, Código Cuenta Cotización (CCC), etc.) en los partes de baja, siempre y cuando exista en la base de datos del INSS, un parte de baja previamente comunicado a la empresa vía telemática (FIE/FIER). De esta forma se suprime la obligación de las empresas de transmitir información al INSS en los partes de confirmación y de alta expedidos a la persona trabajadora durante la gestión de la Incapacidad Temporal.
     • Como novedad, en el Modelo III de la Orden ISM/2/2023 referido a los datos económicos a cumplimentar por la empresa, se han introducido dos campos nuevos: relativos al puesto de trabajo y a la descripción de funciones de la persona trabajadora.
   • Las empresas sólo deberán remitir los datos en los partes de baja.
   • Si la empresa incumple esta obligación,  podrá ser multada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 21.4 del Texto Refundido de la Ley Sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social con una sanción de entre 70 y 750 euros.
   • Esta transmisión no será obligatoria cuando la persona trabajadora forme parte de algún colectivo en el que la empresa no tenga la obligación de incorporarse al sistema RED.
4. El INSS deberá proporcionar a la Tesorería General de la Seguridad Social los datos de las personas trabajadoras en situación de incapacidad temporal, para determinar las cantidades a compensar en la cotización por la empresa, consecuencia del pago delegado de la prestación. Si la empresa no se ha compensado el pago a través de la deducción, podrá reclamar el pago delegado directamente al INSS o ante la Mutua Colaboradora.

Más novedades en la normativa

1. En los procesos de incapacidad temporal con una duración inferior a cinco días naturales en los que el facultativo médico puede emitir el parte de baja y alta de forma simultànea, la persona pueda solicitar un reconocimiento médico en el día marcado para el alta. El facultativo podrá realizar un documento de confirmación de baja si considera que el trabajador/a no se ha recuperado.
2. En los procesos de incapacidad temporal con una duración superior a cinco días naturales, el facultativo puede determinar una revisión médica en un periodo inferior al marcado en cada caso.
3. El parte médico de alta expedido por la inspección médica, se informará a la mutua de forma inmediata y en el primer día hábil siguiente al de su recepción. La entidad gestora comunicará a la empresa los datos meramente administrativos de los partes de alta de sus personas trabajadoras en el primer día hábil siguiente al de su expedición.

+ INFO Seguridad Social (documentos técnicos del FIE, FDI, FRI, manual de usuario del FIER y manual de usuario e IT Online)

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