Després de l’aprovació de la llei d’intel·ligència artificial (IA) el passat 8 de desembre de 2023 per la Unió Europea, a molts ens sorgeix un dubte important en la gestió de personal de la nostra empresa: hem de deixar d’utilitzar els sistemes biomètrics en el control de presència de treballadors?

Si ho preguntem a la IA (una tendència de la qual no ens n’escapem), ens diu “La resposta curta és que sí, és probable que hagis de deixar d’utilitzar sistemes biomètrics al control de presència dels treballadors després de l’aprovació de la llei d’IA de la UE.”

Però no ens quedem en l’enunciat, ja que des del punt de vista de DOCUGestiona de SERHS Serveis TIC, experts en gestió documental a l’empresa, considerem que hi ha moltes escletxes i en el nostre cas venim a donar-vos alternatives que us ajudin a posar llum a la foscor.

Què diu la llei?

La llei d’IA de la UE prohibeix, entre d’altres:

❌ Els sistemes d’identificació biomètrica -com el fitxatge de persones treballadores per empremta o les càmeres de reconeixement facial-, que recullin característiques sensibles com idees polítiques, creences religioses, orientació sexual o raça.
❌ L’extracció no selectiva d’imatges, d’internet o recollides per càmeres de seguretat, per alimentar bases de dades de reconeixement facial.
❌ El reconeixement d’emocions en el lloc de treball i en institucions educatives.
❌ La definició d’una puntuació social a partir del comportament en societat o característiques personals.
❌ Els sistemes d’IA que impliquen la manipulació el comportament humà per evitar la lliure voluntat.
❌ L’ús d’IA per explotar les vulnerabilitats de les persones, sigui per edat, una discapacitat o situació econòmica o social.

Així mateix, el 23 de novembre passat l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) va llançar la nova Guia sobre tractaments de control de presència mitjançant sistemes biomètrics que ja va generar molta preocupació i dubtes entre les empreses respecte al compliment del RGPD.

El control de presència és un tractament de dades que es fa amb una finalitat concreta: registrar la jornada, controlar l’accés, entre altres motius. Però aquest tractament sempre ha de complir amb la normativa de protecció de dades i amb els principis, drets i obligacions que s’estableixen al RGPD. Un dels seus principis és el de minimització, que determina que les dades seran “adequades, pertinents i limitades al necessari en relació amb les finalitats per a les quals són tractades”. I a més, detalla clarament que qualsevol dada que no sigui necessària per complir una finalitat, no haurà de ser tractada.

Per tant, no es permet l’ús de sistemes d’identificació biomètrica remota en espais d’accés públic, tret que es compleixin una sèrie de requisits estrictes:

• El sistema ha de ser necessari per protegir la seguretat de les persones o els béns.
• El sistema ha de ser proporcional al risc que es vol mitigar.
• El sistema ha de garantir la privadesa dels individus.

En el cas del control de presència de les persones treballadores, és poc probable que es compleixin aquests requisits, ja que el control de presència no és necessari per protegir la seguretat de les persones o els béns. A més, és possible que l’ús de sistemes biomètrics sigui desproporcionat al risc de frau o absentisme laboral. Però si ens atenim a la llei, cal considerar que els sistemes biomètrics poden suposar una violació de la privadesa dels treballadors.

Per tant, la recomanació general és que les empreses deixin de fer servir sistemes biomètrics en el control de presència després de l’aprovació de la llei d’IA de la UE.

Així ho avalen els experts en Protecció de Dades i partners de DOCUGestiona, PYMELEGAL, que indiquen:

“Aquest tipus de dades determinen la identitat directament o indirectament d’una persona i, per aquest motiu, serien considerades dades sensibles. A més, la forma d’emmagatzematge d’aquestes dades, en plantilles o patrons biomètrics, permetrien executar accions de manera automàtica, perfilar o donar informació sobre una persona com poden ser actituds, comportaments, etc.”

De totes maneres, els sistemes biomètrics que s’utilitzen per autenticar la identitat d’un treballador, es consideren una excepció a aquesta regla. Per aquest motiu els sistemes de reconeixement facial o l’empremta digital per accedir a un edifici, poden continuar sent utilitzats si es compleixen els requisits generals de protecció de dades.

En última instància, si s’ha de continuar utilitzant sistemes biomètrics al control de presència és una decisió complexa que s’ha d’analitzar en cada cas, avaluant els riscos i beneficis de seguir emprant aquest tipus d’eines abans de prendre una determinació.

Quines alternatives hi ha al fitxatge biomètric?

Des de DOCUGestiona us volem donar un cop de mà en la presa d’aquesta decisió, i per això us portem alternatives als sistemes d’empremta o reconeixement facial a l’hora de fer el control de jornada laboral dels empleats i empleades.

Algunes de les opcions més viables és el control de presència a través del Portal del Treballador o d’una aplicació mòbil, com DOCUTime. La gestió del temps a través d’una APP és una solució senzilla i eficaç que compleix la normativa de protecció de dades.

Per utilitzar aquest sistema, els treballadors només han de descarregar l’aplicació al seu smartphone i un cop accedeixen amb les seves dades personals, fitxar. Les persones treballadores tan sols han d’obrir l’aplicació i prémer un botó per entrar o sortir de la jornada laboral. L’aplicació registra l’hora i la data del fitxatge, i si es desitja, la ubicació del treballador.

A més de ser respectuós amb la normativa de protecció de dades, el control de presència a través d’APP ofereix una sèrie d’avantatges addicionals:

✅ Flexibilitat: Els treballadors i treballadores poden fitxar des de qualsevol lloc, sempre que tinguin el telèfon intel·ligent a mà.
✅ Precisió: L’aplicació registra l’hora i la data exactes del fitxatge, així com la ubicació del treballador.
✅ Seguretat: Les dades dels treballadors estan protegides per l’aplicació, que utilitza els darrers protocols de seguretat.

A DOCUGestiona tenim diverses opcions per a fer viable el control de jornada, segons les necessitats i possibilitats de cada empresa. No dubtis a contactar-nos per conèixer quina és la més viable.

Saber-ne +