Quines són les implicacions relacionades amb la protecció de dades durant la relació laboral d’un treballador amb l’empresa? L’Agència Espanyola de Protecció de Dades en fa una anàlisi a la seva guia “La protección de datos en las relaciones laborales”, publicada el maig del 2021 i que desgranem gràcies a l’ajuda del nostre partner expert en auditoria legal, PYME LEGAL.

ABANS DE LA RELACIÓ LABORAL

El procés de selecció

És el primer moment en què una empresa comença a tractar amb dades personals d’un futur candidat o candidata a ocupar un determinat lloc de Treball. Segons l’article 6.1.b) de l’RGPD, no cal disposar del consentiment de la persona que opta a l’oferta laboral, ja que el seu tractament serà lícit quan sigui necessari per a la seva contractació. Amb tot, en aquests processos de selecció, l’empresa serà la responsable de custodiar la documentació facilitada per la persona candidata, i en cas de pèrdua, suposarà una infracció amb la consegüent sanció.

En el cas que el procés de selecció el realitzi una empresa externa, aquesta actuarà com a encarregada del tractament, i l’empresa que realitza la contractació n’és la responsable. Amb tot, si l’agència de col·locació contacta directament amb els futurs empleats sense disposar de contracte d’encarregat de tractament signat per l’empresa final, seran considerades les responsables del tractament. Cal tenir present que les empreses de treball temporal sempre són responsables del tractament.

I si rebem un CV per correu (postal o electrònic)?

En aquest supòsit, possiblement es compta amb una adreça electrònica facilitada per la persona candidata, amb la qual cosa se li pot enviar informació, demanant la confirmació de la recepció i condicionant el tractament de les dades al justificant de recepció. En el cas que el document hagi estat lliurat presencialment en una oficina, per exemple, s’hauria d’informar a l’interessat/da que s’està complint aquest deure (a través de cartells informatius o justificants de recepció).

DURANT LA RELACIÓ LABORAL

Quin tipus de dades poden tractar-se?

Davant d’una relació laboral poden tractar-se dades com la data de naixement, la vida acadèmica de la persona treballadora o altres dades especials. L’RGPD permet el seu tractament sempre que sigui necessari per al compliment d’obligacions en l’àmbit del dret laboral, seguretat i protecció social.

Segons apunta PYME LEGAL, la base jurídica per al tractament de les dades és l’execució del contracte de treball, ja que “en haver-hi una posició de desequilibri entre ocupador i empleat, el consentiment de l’afectat no seria una base vàlida per a tractar les dades. Una altra base per a tractar les dades del treballador seria per al compliment d’una obligació legal (bé sigui obligació per part de la llei o d’un conveni col·lectiu) per part del responsable. Una altra base jurídica en la qual el responsable es podria emparar per a tractar les dades dels seus empleats seria la satisfacció d’interessos legítims.”

Al llarg de la relació laboral es tracta una gran varietat de dades. Un exemple, el de la gestió del temps i registre horari: donat que aquest mètode és obligatori per llei, l’empresa pot emparar-se en aquesta norma per a dur el registre i tractar-ne les dades. El mateix passaria amb l’obligatorietat de disposar d’un registre salarial i la protecció de dades.

Amb tot, encara que en una relació laboral tinguem base jurídica per al tractament de dades de la persona treballadora, existeix el que s’anomena “principi de minimització de dades”, que reclama que les dades personals que es tractin siguin adequades, pertinents i limitades a l’estrictament necessari.

Quins drets emparen els treballadors?

Segons els articles 13 i 14 de l’RGPD, l’empresa ha d’informar els treballadors i treballadores de manera concreta, transparent i de fàcil accés, amb un llenguatge entenedor, sobre el tractament de les dades que està portant a terme. Per la seva banda, els treballadors podran exercir els drets d’accés, de rectificació, de supressió, limitació, portabilitat, oposició, i el dret a no ser objecte de decisions individuals automatitzades.

FINALITZACIÓ DE LA RELACIÓ LABORAL

Quines implicacions hi ha en acabar la relació laboral amb la protecció de dades?

Per exemple, cal tenir en compte que en la carta d’acomiadament hi pot haver dades personals. Per tant, si són adequades i pertinents, són procedents en el tractament de dades.

Tal com ens indica PYME LEGAL, al llarg de la vida d’una relació laboral, la protecció de dades té un protagonisme important. “És per això que les empreses haurien d’implantar polítiques de protecció de dades que assegurin que les dades es tracten d’acord a les disposicions legals. I sobre això, que no permetin, per exemple, l’accés per tercers no legitimats a les cartes d’acomiadament, entre altres.” Les dades s’han de resguardar i protegir durant el temps establert per llei.

I en el cas que l’empresa hi vulgui contactar en un futur, quan ja no en sigui persona treballadora, se li pot demanar el consentiment i informar-lo d’aquesta circumstància (davant la qual, s’hi podria negar).

Tens dubtes sobre com ha de ser la gestió de les dades i la documentació laboral dels treballadors? Des de DOCUGestiona t’assessorem i t’acompanyem perquè els processos de la teva empresa estiguin el màxim d’optimitzats, sense paper i amb total seguretat i compliment legal.

Contacta’ns